É preciso estruturar processos para inovar

Iara Melo dezembro 16, 2020 0 Comments

Inovação exige tempo livre

À primeira vista alcançar o topo no mundo dos negócios não é uma tarefa simples. Se fosse, o número de empresas de médio a grande porte que vão a falência diariamente não seria tão alto.Manter a lucratividade exige inovação constante.

Sendo assim, para inovar a criatividade  deve estar em seu estado mais apurado tanto quanto engajamento da equipe devem estar alinhados. 

Dentre as tarefas que mais exigem concentração em uma empresa, pensar fora da caixa usando a criatividade como base é a mais desgastante.

É por essa razão que um bom gestor deve procurar manter em sua equipe processos bem definidos e estruturados. Para que tanto ele quanto seus colaboradores possam dedicar mais tempo ao que realmente importa : a inovação.

As vezes o fracasso é apenas falta de estruturação

É muito comum entre gestores e diretores a sensação de que a empresa deveria estar em um outro patamar, com mais resultados e com um grau de inovação maior. Muitos culpam seus colaboradores, atribuindo o fracasso a falta de criatividade ou idéias valiosas.

Muito dinheiro é investido em palestras e eventos em busca de incentivo, na esperança de que algumas horas em um evento façam  com que, o colaborador e as equipes como um todo cheguem ao escritório repletos de novas idéias. Com uma nova campanha de vendas definida, ou com um planejamento de controle completo.

E quando isso não acontece, a frustração corrói ! 

Reconheça seus processos

Para que a empresa atinja esse tão sonhado grau de inovação e desempenho, é preciso compreender a importância de estruturar processos. Toda empresa possui atividades que nada mais são do que um processo operacional repetitivo.

Portanto,é preciso identificar quais são os processos existentes na sua equipe e na sua empresa e estruturá-los de forma que o trabalho operacional se torne simples e rápido.Para que cada integrante da empresa possa fazer o que de fato lhe é determinado. 

Benefícios enormes

Portanto, se os processos são bem estruturados, o gestor consegue gerenciar e guiar sua equipe no caminho certo, avaliando os riscos e as estratégias para que as metas sejam alcançadas.

Se os processos são bem estruturados, os colaboradores passam menos tempo frustrados com incertezas sobre a rotina de trabalho. A ociosidade é menor, e a produtividade aumenta. Da mesma forma, o estresse no trabalho tem queda, já que as atividades não se acumulam.

Processos bem estruturados significam prazos e durações pré definidos e respeitados, a exaustão e os atrasos são problemas que não combinam com essa estruturação. Além disso, haverá tempo útil para inovação.

Tanto os gestores quantos os colaboradores terão mais tempo para alimentar sua criatividade, e gerar mais idéias, que se atrelam aos objetivos da empresa de ser mais lucrativa e alcançar mais metas.

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Já destacamos a importancia de estruturar processos para aumentar a inovação, agora vamos colocar a mão na massa? Desde já sua empresa possui diversos processos, isto é um fato. Apartir do momento que você e sua equipe exercem uma atividade, há um processo por trás. 

Processos são um conjunto de tarefas organizadas de maneira cronologica e sequencial que visam entregar uma tarefa repetitiva dentro do fluxo de trabalho da empresa.

O processo se divide em três  etapas, inicio, atividades e final. As atividades são as etapas que aquele processo precisa ter para ser finalizado.

São nas etapas dos processos que se encontram os gargalos, que são as falhas do processo que fazem com que informações se percam, que as metas não sejam cumpridas e que os processos não saiam como o esperado. São estes gargalos que irão mostrar a necessidade de estruturação. 

A seguir, destaco os  passos para a identificação dos gargalos dos seus processos. 

Passo 1 : Desenhe seus processos 

Essa é a primeira tarefa, você sabe quais são as atividades recorrentes da sua equipe e da sua empresa? Detalhe todas essas atividades, com todos os detalhes.

Em outras palavras se sua empresa for um escritório de arquitetura , ilustre cada etapa da elaboração dos seus projetos. Desde a visita ao terreno até a entrega da planta, já que independente do tamanho ou do local da obra, as etapas serão sempre as mesmas. 

Passo 2 : reconheça sua capacidade 

Agora que você já sabe quais são as etapas de cada processo, é hora de saber quanto tempo e quanto esforço são dedicados a cada uma dessas etapas. 

 Anote detalhdamente essas informações, considerando o exemplo anterior, se você demora dois dias para visitar o terreno e elaborar o primeiro croqui, essa informação deve ser anotada.

Saiba quanto tempo e quanto esforço cada etapa necessita, e quanto você e sua equipe se dedicam a ela. 

Passo 3:  Quanto vocês suportam? 

Agora que você já sabe quais são as etapas e processos, sabe quanto tempo gasta em cada etapa, é hora de definir quanto você e sua equipe conseguem suportar.

Dessa forma, no escritório de arquitetura por exemplo, é necessário reconhecer quantos projetos diferentes podem ser efetuados por mês.

Reconhecer seus limites é crucial quando falamos sobre processos bem estruturados. Isso fará toda diferença nas metas que vocÊs levantaram. 

Qual é o meu gargalo? 

Agora que você cumpriu os três passos, faça uma análise rápida. Em qual etapa do seu processo, sua capacidade é menor que a demanda?

Voltando ao exemplo anterior, em qual etapa dos seus projetos, você dedica mais tempo ou mais esforço do que poderia? Essa etapa deve ser seu gargalo,  e é ela quem merece sua atenção! 

Identificou seu gargalo? Agora é hora de corrigi-lo. A correção do gargalo no seu processo será um dos passos mais importantes na busca de uma perfeita estruturação. Estruturar os processos da sua empresa trará inúmeros benefícios, dentre eles o tempo e o caminho para a inovação.

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AboutIara Melo
Diretora de Marketing illis soluções, Escritora, Redatora, Criadora de Conteúdo e quando sobra tempo inventa uma forma de dominar o mundo (ainda está tentando).

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