Como montar um plano de ação: 4 dicas para torná-lo mais eficiente

Iara Melo janeiro 13, 2021 0 Comments

No inicio do ano talvez plano de ação seja a palavra mais utilizada em um ambiente corporativo. Mesmo sendo tão popular, existem várias dúvidas que podem surgir no momento da execução e como o plano de ação está diretamente conectado as metas da empresa, se ele não for utilizado de forma eficiente as metas podem ser prejudicadas.

Este artigo tem o objetivo de apresentar 4 dicas que ajudarão no momento de criar um plano de ação para sua empresa e no acompanhamento eficiente para atingir todas as metas estabelecidas.

O que é um Plano de Ação ?

O plano de ação é uma ferramenta que define quais são as atividades necessárias para atingir metas preestabelecidas na empresa. Em outras palavras, ele é definido por um cronograma de atividades que contém: os responsáveis por cada atividade, datas de entrega e grau de urgência.

Para uma empresa o plano de ação é muito importante, pois com ele é garantido que nenhuma atividade seja deixada de lado, além de transformar o planejado em realizado. Um plano de ação auxiliará a companhia a chegar nos objetivos definidos e segmentará todas as atividades a serem feitas desde o nível estratégico até o operacional.

Existem várias metodologias citadas nas literaturas de administração que tem como base de execução o plano de ação, segue uma pequena descrição de algumas delas:

  • Balanced Scorecard (BSC) – O Balanced Scorecard (ou também conhecido pela sigla BSC), é uma ferramenta de gestão estratégica conhecida hoje pelo mundo todo. Criado década de 90, pelos professores Robert Kaplan e David Norton, da Universidade de Harvard, o BSC é um modelo que visa trazer objetivos e metas em  quatro perspectivas de uma empresa: Financeira, Processos internos, Clientes e Aprendizado. O plano de ação entra como uma ferramenta para segmentar quais atividades devem ser feitas para atingir as metas dentro de cada perspectiva.
  • PDCA: O ciclo PDCA em sua tradução significa, ” planejar, fazer, checar e agir” . Esta metodologia tem o o objetivo de trazer a melhoria continua dos processos de uma empresa. Em parceria com o plano de ação, como resultado, há uma analise constante dos processos os tornando cada vez mais eficientes. Portanto o PDCA tem como diferencial a flexibilidade de ao encontrar erros no percurso poder corrigi-los e assim realinhar o plano de ação, sem que as metas sejam influenciadas pelas alterações.
  • SMART: Essa metodologia é bastante utilizada para definir metas mais pontuais e palpáveis. A sigla em ingles representa: specific, measurable, attainable, relevant and time based. Mas traduzida representa uma peneira onde a meta deve ultrapassar no intuído de deixá-la o mais alinhada possível aos objetivos da empresa. Segue as definições: especificas ( as metas devem ser diretas e não genéricas), mensuráveis( as metas precisam ter formas de serem acompanhadas, então precisam ser quantitativas), atingíveis( as metas não devem ser impossíveis de serem cumpridas, por isso é muito importante ter embasamento do negócio no momento da criação das metas), relevantes (ao criar metas deve-se pensar onde elas impactam e porque são importantes para a empresa) e temporais( as metas criadas devem ter sempre uma data de entrega, pois assim será mais eficiente a cobrança e a eficácia na execução).

Agora que já foi definido oque é um plano de ação e onde ele pode ser utilizado, segue dicas que farão toda a diferença no momento de criação do plano.

Dica 1 – Defina quais são os objetivos que você deseja alcançar

Em primeiro lugar é importante definir aonde quer chegar, pois os objetivos serão a base para a construção do plano de ação, por isso devem ser simples e claros. Um exercício que pode auxiliar na definição dos objetivos é realizar um brainstorming com a equipe e verificar se os objetivos estão alinhados. Segue alguns exemplos de objetivos:

  • Melhorar a satisfação dos clientes;
  • Aumentar a produtividade da empresa;
  • Aumentar o volume de vendas da empresa.

Dica 2 – Defina metas para alcançar os objetivos

As metas serão os balizadores para saber oque precisa ser feito de forma tangível para que os objetivos sejam alcançados. As metas precisam ser realistas pois ao contrario podem desmotivar a equipe e precisam ser mensuráveis. Este é um ótimo momento para utilizar a metodologia SMART e assim definir as melhores metas para aqueles determinados objetivos. Segue alguns exemplos de metas:

  • Aumentar o engajamento do cliente em 40% até o final do ano;
  • Diminuir o índice de reclamações em 30% até o final do ano;
  • Realizar 3 treinamentos/mês com a equipe de vendas.

Dica 3 – Organize as tarefas necessárias

EM terceiro lugar, defina quais atividades precisam ser realizadas no plano de ação. Além disso, as atividades precisam ter seus respectivos: responsáveis, datas de entrega e urgência. Por isso, ao definir as atividades, conte com o apoio dos colaboradores da empresa. Para facilitar essa atividade, o illis é um software que auxilia e gerencia de forma fácil e simples as atividades atribuídas a cada colaborador e acompanha todo o período de execução.

Dica 4 – Crie uma rotina de acompanhamento das atividades

Essa é a dica mais importante, pois um plano de ação nada vale se não existir o acompanhamento dos colaboradores e gestores, por isso utilize ferramentas de gestão à vista, relatórios e dashboards de acompanhamento. 

Cada gestor deve ser o responsável por monitorar a execução das atividades e assegurar que serão entregues no prazo e da forma correta. Para auxiliá-lo isso o gestor pode realizar reuniões de acompanhamento com os colaboradores responsáveis.

Por fim o plano de ação é uma ferramenta que traz vários benefícios para a empresa, desde que seja aplicado da forma correta. O sistema de gestão de tarefas e processos da illis é uma ferramenta que trará todas as funções necessárias para que o plano de ação seja executado da melhor forma. 

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AboutIara Melo
Diretora de Marketing illis soluções, Escritora, Redatora, Criadora de Conteúdo e quando sobra tempo inventa uma forma de dominar o mundo (ainda está tentando).

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